SERVICIOS ESPECIALES PRESTADOS POR CONTADORES PÚBLICOS
NÚMERO OCHO
(SEPC – 8)
“PROCEDIMIENTOS PARA REVISIÓN DE ACTAS DE ENTREGA DE LOS
FUNCIONARIOS PÚBLICOS”
DIRECTORIO NACIONAL AMPLIADO
CARACAS, DISTRITO CAPITAL
VIERNES 27 Y SÁBADO 28 DE
AGOSTO DE 2011
INTRODUCCIÓN
1. La presente Declaración sobre Servicios Especiales
prestados por contadores públicos permitirá
estandarizar las normas
y procedimientos que
el Contador Público Independiente y Dependiente (según
sea el caso),
empleará bajo un enfoque de revisión,
el cual ameritará
conocimientos adecuados y
suficientes para aplicar criterios razonables, con el fin de
obtener resultados apegados al ejercicio profesional de la Contaduría Pública
en Venezuela.
2. Antes de iniciar un trabajo bajo este enfoque, el
Contador Público Independiente, deberá
suscribir un contrato de servicio con el ente contratante, a fin de
limitar la naturaleza de su trabajo,
así como el
alcance del mismo.
Al respecto, entre los principales aspectos
contentivos de dicho
contrato se mencionan a
continuación: naturaleza del trabajo,
propósito, identificación de la
información a revisarse
e informe a emitirse culminada la revisión, y el uso de los resultados.
BASE LEGAL
3. La siguiente normativa ofrece los lineamientos que el
Contador Público tomará como base para llevar a cabo una revisión del Acta de
Entrega y sus anexos, tomando como criterio
legal lo contemplado
en las “Normas
para regular la
entrega de los órganos y
entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o
dependencias”, emitidas por la Contraloría
General de la República a través de la resolución N°. 01.00.000162
Al respecto, los
órganos y entidades
de la Administración Pública, serán
los señalados en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público
ALCANCE
4. La presente normativa será utilizada por los Contadores Públicos
Independientes, y de manera supletoria podrá ser utilizada por los Contadores
Públicos bajo relación de dependencia que laboran como auditores internos en
las distintas dependencias de la administración pública nacional; adecuando su
actuación sólo a la revisión de actas de entrega como órganos de control fiscal.
5. El acto de revisión; no tendrá carácter de auditoría
operativa o financiera, por cuanto se trata de sólo una revisión al Informe de
Acta de Entrega y sus anexos, elaborada, presentada y suscrita por los
funcionarios públicos, tanto entrante como saliente, al cese de sus funciones
en el cargo para el cual fue asignado, de acuerdo con lo
dispuesto en las “Normas para regular la entrega de órganos y entidades de la
administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias”.
CONSIDERACIONES SOBRE
ACTAS DE ENTREGA ORIGEN
6. Una vez que el funcionario público administrador,
manejador o custodio de fondos o bienes que conforman el Patrimonio Público
cese en sus funciones, de acuerdo con lo estipulado en las “Normas para regular
la entrega de órganos y entidades de la administración Pública
y de sus
respectivas oficinas o dependencias”; en concordancia, con lo establecido en el Reglamento
Nº 1 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público para el sistema
de presupuesto, el funcionario saliente tendrá tres (03) días hábiles para
presentar el Acta de Entrega, contados a partir de la fecha en la cual el
funcionario entrante reciba la resolución de su nombramiento.
CONTENIDO DEL ACTA
7. Tomando en consideración el Artículo 10, de la norma que regula
la entrega de los órganos de la Administración Pública Nacional, el Acta de
Entrega, debe contener:
A. Lugar y fecha de la suscripción del acta,
B. Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia
que se entrega,
C. Identificación de quien entrega y quien recibe,
D. Motivo de la entrega y su basamento legal,
E. Relación de los anexos que acompañan el acta,
F. Suscripción del acta por parte de quien entrega y de
quien recibe.
PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISIÓN
8. Para dar inicio al proceso de revisión del acta de
entrega por parte del Contador Público,
se presenta el
siguiente “Modelo de Programa
de Trabajo”, como referencia que podrá ser empleada a
juicio profesional.
Identificación del Organismo
Acta de Entrega
Programa de Trabajo
I. OBJETIVO GENERAL
9. Comprobar si en la presentación del acta de entrega elaborada por el funcionario responsable, fueron acatadas las normas para regular la
entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las
respectivas oficinas o dependencias, publicadas por la Contraloría General de
la República en Gaceta Oficial Nº 39.229 de fecha 28 de julio de 2009.
II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
10. Verificar que el
contenido del acta de entrega
cumpla con lo establecido en las
Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y
las respectivas oficinas o dependencias.
11. Constatar que el acta de entrega contenga los anexos relacionados
y establecidos en el instrumento normativo que lo regula.
12. Cotejar la correspondencia del contenido del Acta de
Entrega y sus anexos.
III. ALCANCE
13. La actuación se circunscribe a verificar si el contenido
del acta de entrega está de acuerdo con lo requerido por la Contraloría General
de la República, a través de la Resolución Nº 01-00-000162, mediante la cual se
dictan las “Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la
Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias”.
IV. PROCEDIMIENTO
14. En cuanto a que el contenido del acta de entrega cumpla
con lo establecido en las normas para
regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y
las respectivas oficinas o dependencias
(Artículo 10 de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de
la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias).
Solicite el Acta de Entrega con todos los anexos que la constituyen y
verifique:
I. Lugar y fecha de la suscripción del acta
II. Identificación del órgano, entidad, oficina, o dependencia
que se entrega
III. Identificación de quien entrega y de quien recibe el cargo.
IV. Motivo de la entrega y su fundamentación legal
V. Relación de los anexos que acompañan al acta y que se
mencionan en los artículos 11 al
17 de las Normas para regular la entrega
de los órganos y entidades de la Administración Pública
y de sus
respectivas oficinas o
dependencias.
VI. Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien
recibe la oficina o dependencia.
15. En caso de que por cualquier causa el acta de entrega
y/o sus anexos, no contengan la información
o los documentos requeridos en
los artículos 10 al 17 de las Normas
para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública
y de sus respectivas oficinas o dependencias según corresponda, cerciórese de
que se haya dejado constancia de tal condición y de los motivos que impidieron
su incorporación (Artículo 19 de las Normas para regular la entrega de los
órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas
o dependencias).
16. Compruébese de que en el acta de entrega se hayan especificado
errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la
misma, así como cualquier otra
situación que sea
necesaria señalar en resguardo
de la delimitación
de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe, en caso de
existir. (Artículo 20 de las Normas para
regular la entrega de
los órganos y entidades de la
Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias).
17. Con respecto a
la constatación de
que el acta
de entrega contenga los
anexos relacionados y establecidos en el instrumento normativo que lo
regula (Artículo 11 de las Normas para regular la entrega de los órganos y
entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias).
A. Verifique que el
acta de entrega se acompañe con los siguientes anexos:
I. Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria,
financiera y patrimonial (en caso de ser aplicable).
II. Mención del número
de cargos existentes,
con señalamiento de si son
empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número de jubilados y pensionados,
de ser el caso.
III. Inventario de los bienes muebles e inmuebles, (en caso
de que los hubiere).
IV. Situación de la
ejecución del plan
operativo, de conformidad con
los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto de la
entidad correspondiente.
V. Índice general del archivo, (en caso de que lo hubiere).
VI. Cualquier
otra información o
documentación que se considere
necesaria respecto al área.
B. En caso
de ser una
unidad administradora la
que se está entregando, compruébese que además
de los anexos mencionados anteriormente, igualmente esté acompañada de
los siguientes:
I. Monto de los
fondos y bienes
asignados a la respectiva unidad administradora.
II. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega
de la gestión.
III. Estados bancarios actualizados y conciliados.
IV. Lista de comprobantes de gastos.
V. Cheques emitidos pendientes de cobro.
Todo lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo
12 de las Normas para regular la
entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas
oficinas o dependencias, en concordancia con el artículo 53 del Reglamento Nº 1
de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el
Sistema Presupuestario.
C. Verifique que los
anexos del acta de entrega incluyan datos e información con fecha de corte al
momento del cese en el ejercicio del empleo, cargo o función pública del
funcionario o empleado que entrega.
D. Compruebe que el
acta de entrega y sus anexos se hayan elaborado en original y 3 copias certificadas,
y que una vez
suscrita el acta,
se les dio
el destino establecido en el
artículo 21 de las Normas para regular la entrega de los órganos
y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o
dependencias.
18. En cuanto a cotejar la correspondencia del contenido del
Acta de Entrega y sus anexos
A. Estado de
las cuentas que
refleje la situación
presupuestaria, financiera y patrimonial (en caso de ser aplicable).
I. Obtenga a la fecha del acta de entrega los estados financieros,
tales como:
a) Estado de
Situación Financiera
b) Estado de
Resultados (Ganancia acumulada e integrales)
c) Estado de Flujo
de Efectivo
d) Estado de la
Ejecución Presupuestaria
II. Coteje las cifras de cada uno de los estados financieros
mencionados en el punto anterior tales
como: resultados del ejercicio, patrimonio, variaciones de la situación financiera
con las partidas presupuestarias, al igual que las cuentas de
caja y bancos,
cuentas por pagar, inventarios, depreciación acumulada y gastos en los casos
que aplique.
III. Obtenga el arqueo de caja efectuado por el responsable de
llevarlo a cabo, así como las conciliaciones bancarias y verifíquelo, constate lo actualizado de las conciliaciones.
IV. Obtenga una relación certificada y fotocopias validadas con
el original de todas las inversiones en
títulos valores y compárelas contra los
libros y documentos originales.
B. Personal adscrito
a la dependencia
Verifique el número de cargos existentes, con señalamiento
de si son empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número de
jubilados y pensionados, de ser el caso.
C. Inventario de los
bienes muebles e inmuebles.
Requiera el último inventario físico de bienes, tome una muestra
representativa y compruebe lo siguiente:
I. Que existan y sean propiedad de la Institución.
II. Verifique que los bienes seleccionados en la muestra contengan
físicamente el código de identificación.
III. Verifique los datos de la póliza de seguros para proteger
los bienes
D. Situación de la
ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
Obtenga los informes de la gestión operativa y financiera
más cercanos a la fecha del Acta de Entrega y compruebe:
I. Metas cumplidas versus metas programadas.
II. Ejecución presupuestaria versus metas cumplidas.
E. Asimismo,
compruebe si:
I. Existe indicación de los programas cumplidos por la administración
saliente.
II. Existe indicación de los programas en ejecución.
III. Existen
detalles de las
desviaciones ocurridas (de haberlas) y
los comentarios de las causas y efectos.
F. Índice general del
archivo.
Requiera el último inventario físico de los documentos pertenecientes
a los archivos (DIRECCIÓN; SUBDIRECCIÓN;
UNIDAD; SECCIÓN), compruebe que la documentación esté conservada
adecuadamente y preservada de cualquier contingencia.
G. Informe
I. Elabore
informe, según el
modelo presentado en la presente norma, considerando que el plazo para la entrega
de las observaciones del mismo es de 120 días hábiles siguientes a la fecha de
recepción del acta en cuestión y sus anexos (Artículo 22 de las normas).
II. Si de la verificación de la sinceridad y exactitud del
Acta de Entrega se determinaren actos, hechos o situaciones que pongan en
peligro de pérdida, deterioro o menoscabo del
patrimonio público, el
Profesional de la Contaduría
Pública lo plasmará en el Informe respectivo.
19. Finalmente,
aplique cualquier otro
procedimiento de revisión que
considere necesario, de acuerdo con las circunstancias.
20. Una vez diseñado
el Programa de
Trabajo para la ejecución
de la Revisión,
se establecerá el tiempo para desarrollar lo establecido en el Programa
de trabajo.
PLAN DE EJECUCION DE LA REVISION
21. Para el desarrollo de los procedimientos contemplados en el Plan de Trabajo se tomará en cuenta como fecha de inicio, la aprobación,
por parte de las instancias competentes del ente contratante, del presupuesto
presentado por el Contador Público Independiente o Dependiente, quien dará
inicio a la solicitud de los requerimientos que él considere. A partir de la fecha
de entrega al Contador Público de toda
la documentación para su revisión, éste tendrá un plazo que no excederá de los
120 días hábiles previstos por la norma para mostrar las observaciones a
que hubiere lugar, para presentar el
Informe de Revisión del Acta de Entrega y sus anexos, el cual será extensivo
por escrito a la máxima autoridad del ente contratante.
Una vez aplicados los procedimientos para su revisión, y empleadas
las técnicas de auditoría apropiados
para la revisión, el Contador Público determinará, luego del análisis de sus
resultados, las consideraciones de su revisión, las cuales se reflejarán en el
Informe de Revisión de Acta de Entrega del Contador Público Independiente:
APROBACIÓN Y VIGENCIA
22. Este boletín fue aprobado en el Directorio Nacional
realizado en caracas el día 26 de agosto
de 2010 y en el Directorio Nacional Ampliado de la Federación de Colegios de Contadores
Públicos de Venezuela, celebrado en la ciudad de Caracas, los días 27 y 28 de
agosto de 2010, y entrará en vigencia a partir de su publicación.
ANEXO 1
INFORME DE REVISION DEL ACTA DE ENTREGA
Ciudadano (a)
Máxima Autoridad del Ente Contratante
Ciudad.-
He (mos) revisado el Acta de Entrega y sus documentos
anexos, lo cual no se considera una
auditoría financiera, ni una revisión limitada; así como tampoco una aplicación
de procedimientos previamente
convenidos; la misma se revisó de acuerdo al Procedimiento para Revisión
de Actas de Entrega de los Funcionarios
Públicos (SEPC - 8), emitida por la Federación de Colegios de Contadores
Públicos de Venezuela.
Dicha Acta de Entrega fue
presentada por el (la) Ciudadano (a),___________________________________________________,
autoridad saliente del organismo: _________________________,
ubicado en: _________________________,
con el cargo de: ________________, quien
en fecha _______, de ____ de 20____, realizó
entrega al (la) ciudadano (a) _____________________, autoridad entrante al referido cargo, a los
fines de determinar el apego a las “Normas para regular la entrega de los
órganos y entidades de la administración Pública y de sus respectivas oficinas
o dependencias”, emitidas por
la Contraloría General de la
República según Resolución Nro.
01-00-000162, publicada en la Gaceta Oficial Nro. 39.229 en fecha 28 de julio
de 2009.
Los resultados producto del análisis de la documentación
citada, son los siguientes:
En cuanto al tiempo de entrega y la presentación de sus ejemplares,
previsto en las normas en comento:
En cuanto al contenido sustancial de forma y fondo del Acta
de Entrega:
En cuanto a los anexos presentados como parte del Acta de Entrega:
1.- Estado de las cuentas que refleje la situación
presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable:
2.- Mención del número de cargos existentes, con
señalamiento de si son empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número
de jubilados y pensionados, de ser el caso:
3.- Inventarios de la Propiedad, Planta y Equipo:
4.- Situación de
la ejecución del
plan operativo de conformidad con
los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente:
5.- Índice General del Archivo:
6.- Cualquier otra información presentada como anexo:
Observaciones:
Lugar y Fecha del Informe de Revisión
Identificación de la Firma de Contadores Públicos Actuantes
y/o Identificación y Firma de los Contadores Públicos (C.P.C.)
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